De Protestantse Kerk in Nederland is op zoek naar gemeenten die willen deelnemen aan een pilot-project digitaal archiveren. Dat las ik vandaag op Kerknieuws.nl. Ik vind dat een goede zaak. Immers, digitaal dementerende kerken zijn een ramp.
Jarenlang heb ik bij de Koninklijke Bibliotheek mij internationaal beziggehouden met het vraagstuk digitale duurzaamheid. Ik heb meegewerkt aan het beheer en uitbreiding van het e-Depot en de verwezenlijking van webarchivering in Nederland. In 2007 schreef ik er het boekje ‘Digitale duurzaamheid’ over.
Het is complexe materie, maar o zo belangrijk nu ‘digital born’ documenten alom om ons heen zijn.
Welke strategie hanteert jouw kerk? De compacte website bewaarals.nl geeft als tip om naast het originele digitale bestand, minimaal 1 kopie te migreren naar een alternatief standaard archiefformaat (bijvoorbeeld PDF/A). Welk stappenplan gebruik je om digitaal archiveren in de praktijk te brengen? Welke metadata leg je vast (voor de toekomst). Het zijn zo van die vragen…
Digitaal archiveren kent vele aspecten, variërend van de techniek vanaf bitstream-niveau, de strategie (het migreren of emuleren van je archief voor een bepaald moment in de toekomst), de aard van de bescheiden zelf – zeg maar van Word-document tot mp3, de toegankelijkheid of de terugvindbaarheid. Of de keuze voor de drager: CD’s en USB-stickjes gaan niet heel lang mee. Of de keuze voor een ideële discussie over originelen (een gescand exemplaar is immers een reproductie die minimaal gelijkwaardig moet zijn aan het origineel). Of de juridische aspecten: inmiddels zijn er wettelijke eisen aan digitale archivering (waar de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 nog geen onderscheid tussen digitaal en papier maakten). Digitale archiefbescheiden worden – uiterlijk op het tijdstip van overbrenging – opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Als dat niet lukt, moet een alternatief maar duurzaam bestandsformaat worden gekozen.
Het is goed dat PKN hiermee gaat pilotten. Ik vermoed dat maar al te vaak – door bijvoorbeeld gebrek aan kennis, kunde, prioriteit en professionaliteit – digitaal archiveren beperkt op de agenda staat. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de uiterst opmerkelijke PKN-aanbeveling uit 2012 (jawel, 2012!) om belangrijke archiefbescheiden maar uit te printen en in het papieren archief te stoppen, geen oplossing maar een stopmiddel. Dat doet me denken aan een stagiair bij de KB die als 1 aprilgrap bedacht om het hele e-Depot uit te printen via alle beschikbare printers in het gebouw. Grote onrust én hilariteit alom. Waanzinnige gedachte natuurlijk.
Digitaal archiveren is een must, en veel te belangrijk om te laten liggen. Daarom: doe mee. Je kunt als protestantse gemeente contact opnemen met de archivaris van de PKN. Zij heeft de mooiste naam die je als (duurzame) archivaris maar kunt wensen: drs. F.K. Duursema en is bereikbaar via f.duursema@pkn.nl of tel. 030 – 880 17 06.
Mocht je meer willen weten over digitaal archiveren, lees dan bijvoorbeeld deze links:
- Duurzaam beheer van digitaal archiefmateriaal
- E-Depot en digitale duurzaamheid bij de Koninklijke Bibliotheek
- Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)
- Digital preservation (Library of Congress) met veel duurzame bewaartips
- Scorecard digitale duurzaamheid
- PDF-guidelines van mijn oud-collega Judith Rog
- Handleidingen bij het nationaal archief van Engeland